Quelles sont les étapes pour réaliser une réception d'entreprise ?

Nous parlons souvent des mariages que nous réalisons, mais ce n’est pas notre seule activité. En tant que traiteur événementiel, nous sommes amenés à être polyvalent pour assurer différentes sortes de réceptions.

Suite à une réception que nous avons réalisée dernièrement au Parc des Expositions de Reims, nous profitons de cette occasion pour vous aider à la réalisation de votre futur événement d’entreprise. Pour vous donner une idée, il s’agissait d’une réception pour l’Assemblée Générale de la COGEVI avec un total de 738 personnes.

Phase 1 : Comprendre les attentes de l’événement

Comme toute prestation de service ou de produit, la première étape reste la réalisation d’un devis. Il est important d’échanger sur vos attentes et votre budget. Cela peut sembler simple comme étape, mais pour un prestataire en traiteur, c’est primordial.

A travers cette première phase, vous devez anticiper plusieurs questions qui peuvent sembler logique sur le moment, mais que la plupart oublient. Pour vous aider dans votre demande de devis, nous avons regroupé pour vous les différentes informations essentielles :

• Le lieu de votre événement
• La date
• Le nombre de personne (Les ajustements peuvent se faire au fur et à mesure)
• S’agit-il d’un événement sur la journée, le midi ou en soirée ?  
• Type de réception : Repas, colloque, séminaire, cocktail, autre ?
• Budget par personne (environ)

Pour profiter pleinement de votre événement, nous proposons un service clé en main. De quoi s’agit-il ? C’est-à-dire que nous nous chargeons de la mise en place des tables, de la vaisselle, des nappes et du service (en fonction de la prestation) peu importe le lieu loué. N’hésitez pas à préciser à votre prestataire si vous avez besoin de verrerie, nappage, vaisselle, table, etc.

Plus vous serez précis dans votre démarche, plus le devis sera rapide à réaliser et conforme à vos attentes.

Phase 2 : Etablir un premier devis

Si un traiteur vous demande le budget dès votre premier échange, dites-vous que c’est courant. On ne peut pas fixer le même prix pour un repas avec du poulet et un autre avec du veau. Cependant, votre prestataire aura surement quelques propositions déjà chiffrées à vous proposer.

C’est le cas avec l’Instant Traiteur. En effet, lorsque nous recevons des demandes de devis, nous proposons à titre d’exemple des menus, des cocktails déjà chiffrés. Cependant dans 80% des cas, on le personnalise pour répondre à vos envies. C’est pour cette raison que si nous avons votre budget, nous pouvons directement passer à un devis personnalisé.

Comment ça se passe concrètement ?

Après plusieurs échanges suite aux diverses questions de la phase 1, nous établissons un devis avec un premier choix de menu. Prenons l’exemple de notre réception au Parc des Expositions (présenté au début de l’article), il s’agissait d’un repas assis clé en main (c’est-à-dire vaisselle, verrerie, nappage et service compris).

Dans ce premier devis, nous vous proposons de choisir parmi plusieurs propositions d’entrée, de plats, de fromages et de desserts. Suite à vos choix, nous établissons un second devis que vous valider (ou non). Si vous hésitez sur plusieurs plats, vous avez toujours la possibilité de demander un repas test.

C’est légèrement différent pour un cocktail, puisque vous piochez parmi notre liste de pièce cocktails et nos ateliers culinaires.

Phase 3 : Ajustements des derniers détails

Maintenant que votre devis est établi, vous pouvez peaufiner les derniers détails :

• Heure de début et de fin de la réception
• Différents temps de pause entre les plats (animations, discours…)
• Restrictions alimentaires chez certaines personnes

Sur l’exemple de notre réception, nous avions 30 minutes de pause entre l’entrée et le plat principal et 45 minutes environ avant le dessert. Notre équipe s’adapte vraiment au déroulement de votre réception. Mais pour toute question, nous sommes là pour vous guider.

Nous espérons que cet article vous aidera à préparer votre future réception. Si vous avez besoin de quelques visuels, n’hésitez pas à nous suivre sur les réseaux sociaux. A très bientôt.

Rédactrice

Charlotte – Chargée de Communication